Modalités de fonctionnement

Les modalités de fonctionnement de la Banque respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

 

1. Inscription

1.1 Une personne désirant se porter candidate pour un éventuel poste au sein d’un organisme (communautaire, public, parapublic, etc.) n’a qu’à remplir le formulaire prévu à cette fin après avoir lu toutes les modalités de fonctionnement et les conditions d’inscription à la Banque.

1.2 En s’inscrivant, la personne candidate consent à faire partie de la Banque de candidatures francophones et à recevoir des offres d’organismes recourant aux services de présélection de la Banque.

1.3 Chaque personne inscrite dispose d’un dossier personnel. Elle reçoit un numéro de dossier confidentiel lors de son inscription à la Banque. Ce numéro sert à l’identification de la personne candidate pour toute transaction avec l’Observatoire concernant la Banque.

1.4 La personne se portant candidate est la seule personne autorisée à fournir les renseignements relatifs à son inscription et à signer le formulaire d’inscription. Aucune inscription par procuration n’est acceptée.

1.5 La personne se portant candidate est l’unique personne autorisée à divulguer des informations liées à sa candidature aux organismes faisant une demande de présélection de candidatures à la Banque.

1.6 Le consentement des personnes candidates porte sur l’utilisation des renseignements fournis aux seuls but et objectifs poursuivis par la Banque. Ce consentement porte également sur l’utilisation des informations pour des fins d’analyses statistiques internes anonymes réalisées ponctuellement par l’Observatoire.

1.7 L’inscription à la Banque est d’une durée limitée. Elle s’échelonne sur une période allant de la date d’inscription à la date de la prochaine mise à jour de la Banque. Toutes les personnes candidates recevront un avis écrit personnel les informant du processus de mise à jour des données de la Banque. Cette mise à jour se fait en conformité avec les clauses 7.3 et 7.4 des modalités de fonctionnement de la Banque.

1.8 L’Observatoire se réserve le droit de refuser une inscription à la Banque si le formulaire d’inscription est incomplet ou n’est pas signé.

 

2. Demande de présélection de candidatures

2.1 Un organisme ayant un poste à pourvoir n’a qu’à remplir le formulaire prévu à cette fin après avoir lu toutes les modalités de fonctionnement et les conditions d’utilisation des services de présélection de la Banque.

2.2 Chaque organisme demandeur recourant aux services de la Banque dispose d’un dossier individuel. Il reçoit un numéro de dossier confidentiel lors d’une demande de présélection de candidatures faite à la Banque. Ce numéro sert à l’identification de l’organisme pour toute transaction avec l’Observatoire concernant la Banque.

2.3 Le consentement des organismes porte sur l’utilisation des renseignements fournis aux seuls but et objectifs poursuivis par la Banque. Ce consentement porte également sur l’utilisation des informations pour des fins d’analyses statistiques internes anonymes réalisées ponctuellement par l’Observatoire.

2.4 En signant le formulaire de demande de présélection de candidatures, un organisme consent à ce que les informations contenues dans la demande soient transmises à toutes les candidatures présélectionnées disposant du profil recherché.

2.5 Une fois le processus de présélection terminé, les données relatives à la demande d’un organisme sont définitivement détruites.

 

3. Procédures de jumelage et de présélection de candidatures

3.1 L’Observatoire reçoit les demandes des organismes et les examine en veillant à la compatibilité avec le but et les objectifs de la Banque. Une présélection de candidatures est faite à partir des critères liés aux postes à pourvoir. Les informations contenues dans la demande de présélection de candidatures des organismes sont envoyées aux personnes présélectionnées; ces personnes se chargent elles-mêmes de communiquer avec l’organisme demandeur. Ces personnes sont libres d’accepter les offres en contactant ou non les organismes demandeurs. Les organismes demandeurs sont informés du nombre de candidatures qui ont été présélectionnées. Finalement, les organismes demandeurs effectuent eux-mêmes la sélection des candidatures pour le poste à pourvoir et en informent les personnes candidates.

3.2 L’Observatoire se réserve le droit de refuser une demande de présélection de candidatures si le formulaire de demande est incomplet ou n’est pas signé.

3.3 Pour des fins statistiques, l’Observatoire peut faire un suivi auprès des organismes demandeurs afin de vérifier le taux de jumelage réalisé.

 

4. Décharge de responsabilités

4.1 En tant qu’administrateur de la Banque, l’Observatoire n’est pas responsable des agissements ou des comportements passés, présents ou futurs des personnes inscrites se portant candidates à un poste.

4.2 La responsabilité de vérifier les références des personnes candidates est la responsabilité exclusive de l’organisme demandeur.

4.3 La responsabilité de vérifier les références des organismes demandeurs est la responsabilité exclusive des personnes candidates.

4.4 Advenant le cas où un problème survient entre une personne retenue pour un poste et l’organisme demandeur, l’Observatoire et la Banque ne pourront être tenus responsables.

4.5 Il incombe aux personnes se portant candidates et désirant occuper un poste de s’assurer que l’organisme demandeur a des valeurs et une philosophie de fonctionnement compatibles avec les leurs.

4.6 Il incombe aux personnes acceptant une offre de siéger à une instance décisionnelle de s’informer de toutes les responsabilités et des dispositions légales liées au poste accepté.

 

5. Confidentialité des données

5.1 L’Observatoire s’engage à ne divulguer aucune donnée relative aux candidatures pour des fins autres que celles prévues par la Banque.

5.2 L’Observatoire s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires et raisonnables pour assurer l’intégrité, le maintien et la sauvegarde des données qui sont entreposées dans la Banque.

 

6. Accès aux renseignements de la Banque

6.1 L’Observatoire est le seul organisme pouvant accéder aux données des dossiers sur les candidatures et les demandes des organismes.

6.2 L’endroit où sont entreposées les données sur les candidatures et les demandes des organismes est le siège social de l’Observatoire.

6.3 Les personnes inscrites peuvent seules avoir accès aux renseignements contenus dans leurs dossiers. Pour ce faire, celles-ci doivent faire une demande écrite à l’Observatoire comprenant leur numéro de dossier personnel servant aux fins d’identification.

6.4 Les organismes demandeurs recourant aux services de la Banque peuvent seuls avoir accès aux renseignements contenus dans leurs dossiers. Pour ce faire, ceux-ci doivent faire une demande écrite à l’Observatoire comprenant leur numéro de dossier individuel servant aux fins d’identification.

7. Mise à jour des données

7.1 Les personnes inscrites peuvent en tout temps modifier les renseignements contenus dans leurs dossiers. Pour ce faire, elles doivent remplir le formulaire d’inscription en indiquant dans la case prévue à cette fin la mise à jour de leur inscription.

7.2 Toute modification des renseignements contenus dans un dossier doit être faite par les personnes inscrites elles-mêmes. Pour ce faire, celles-ci doivent au préalable établir leur identité en communiquant par écrit avec l’Observatoire et en indiquant la référence à leur numéro de dossier confidentiel à la Banque. Toute demande de modification doit être faite en conformité avec les clauses 9.1, 9.2 et 9.4.

7.3 L’Observatoire est le seul en mesure de modifier les données des dossiers des personnes inscrites à la suite de demandes faites par celles-ci.

7.4 L’Observatoire procédera de façon ponctuelle à une mise à jour des données de la Banque. Cette mise à jour sera annoncée aux personnes inscrites et elle aura pour but principal de vérifier l’exactitude des renseignements fournis et l’intérêt des personnes candidates à conserver active leurs inscriptions à la Banque.

 

8. Annulation d’une inscription ou d’une demande de présélection de candidatures

8.1 Toutes les personnes inscrites à la Banque peuvent en tout temps annuler leurs inscriptions à la Banque en communiquant par écrit avec l’Observatoire en conformité avec les clauses 9.2 et 9.4.

8.2 Toute annulation doit être faite par les personnes inscrites elles-mêmes. Pour ce faire, celles-ci doivent au préalable établir leur identité en communiquant par écrit avec l’Observatoire et en indiquant la référence à leur numéro de dossier confidentiel. Toute demande d’annulation doit être faite en conformité avec les clauses 9.2 et 9.4.

8.3 Tout organisme demandeur peut annuler en tout temps sa demande de présélection de candidatures en communiquant par écrit avec l’Observatoire en conformité avec les clauses 9.2 et 9.4.

8.4 Toute annulation doit être faite par une personne dûment autorisée de l’organisme demandeur. Pour ce faire, une demande écrite doit parvenir à l’Observatoire comprenant leur numéro de dossier individuel servant aux fins d’identification. Toute demande d’annulation doit être faite en conformité avec les clauses 9.2 et 9.4.

8.5 L’annulation d’une inscription ou d’une demande de présélection de candidatures entraîne la destruction des informations contenues dans les dossiers et la fermeture définitive de ceux-ci.

 

9. Mode de communication

9.1 Toute communication au sujet de la Banque se fait de manière écrite avec l’Observatoire.

9.2 L’Observatoire privilégie le courrier électronique comme mode de communication avec les personnes candidates et les organismes demandeurs. Elle accepte également des envois postaux.

9.3 Les envois de documentation par télécopieur ne sont pas acceptés, et ce, pour assurer la confidentialité des informations.

9.4 Tout document écrit ou formulaire concernant la Banque doit parvenir à l’Observatoire à : info@observatoiregouvernance.ca ou C.P. 74082, Comptoir postal Beechwood, Ottawa Ontario K1M 2H9.

9.5 L’Observatoire peut, à l’occasion, faire parvenir de l’information jugée pertinente aux personnes y ayant consenti.